DMS (Dokumenten Management System)

Finden statt Suchen – Überblick statt Chaos – digitale Daten statt Papierberge

Unter Dokumentenmanagement versteht man die Verwaltung von papiergebundenen Dokumenten (Verträge, Personalakten, Patientenakten, Steuer- und Versicherungsunterlagen) in elektronischen Systemen. Werden die vorhandenen Papierdokumente eingescannt und über spezielle Software in das TIFF- oder PDF-Dateiformat übertragen und im Folgenden nur noch papierlos und in elektronischer Form genutzt, spricht man vom DMS, dem Dokumenten-Management-System.

Es wird auch bezeichnet als das Verfahren der Indexierung, der Archivierung, des Abrufens und der Verteilung von Daten und Informationen innerhalb des Unternehmens.

Nutzen und Wirtschaftlichkeit des DMS-Einsatzes:

• Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine und Verschlagwortung)
• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen, revisionssichere Ablage
• Verwaltung von Bearbeitungsständen über Versionsnummern
• Unterstützung der Dokumentenerstellung mit Hilfe von Workflows
• Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes
• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente
• Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen
• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage