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DMS (Dokumenten Management System)

Finden statt Suchen – Überblick statt Chaos – digitale Daten statt Papierberge

Unter Dokumentenmanagement versteht man die Verwaltung von papiergebundenen Dokumenten (Verträge, Personalakten, Patientenakten, Steuer- und Versicherungsunterlagen) in elektronischen Systemen. Werden die vorhandenen Papierdokumente eingescannt und über spezielle Software in das TIFF- oder PDF-Dateiformat übertragen und im Folgenden nur noch papierlos und in elektronischer Form genutzt, spricht man vom DMS, dem Dokumenten-Management-System.

Es wird auch bezeichnet als das Verfahren der Indexierung, der Archivierung, des Abrufens und der Verteilung von Daten und Informationen innerhalb des Unternehmens.

Grafik DMS-System

Nutzen und Wirtschaftlichkeit des DMS-Einsatzes:

  • Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine und Verschlagwortung)
  • Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen, revisionssichere Ablage
  • Verwaltung von Bearbeitungsständen über Versionsnummern
  • Unterstützung der Dokumentenerstellung mit Hilfe von Workflows
  • Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes
  • Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente
  • Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen
  • Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
  • Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage